در بازار ایران، بخش بزرگی از فروش با چک تسویه می‌شود. ولی چک دریافتی پول نقد نیست؛ وعدهٔ پرداخت در آینده است که ممکن است وصول شود، به دیگری واگذار شود یا برگشت بخورد. پیگیری درست چرخهٔ چک دریافتی، هم برای پیش‌بینی نقدینگی لازم است و هم برای اینکه حساب‌ها واقعیت را نشان دهند.
فهرست مطالب
وضعیت‌های چک دریافتی
| وضعیت | معنی |
|---|---|
| در دست (در صندوق) | چک را گرفته‌اید و نزد شماست |
| در جریان وصول | به بانک سپرده‌اید و منتظر وصول هستید |
| وصول‌شده | پول به حساب بانکی نشسته |
| واگذارشده (خرج‌شده) | چک را به شخص دیگری داده‌اید |
| برگشتی | بانک پرداخت نکرده |
| باطل یا عودت‌شده | لغو شده یا به صادرکننده پس داده شده |
ثبت حسابداری هر مرحله
۱. دریافت چک از مشتری
مشتری بابت بدهی‌اش چک ۲۰ میلیونی می‌دهد:
| حساب | بدهکار | بستانکار |
|---|---|---|
| اسناد دریافتنی | ۲۰ | |
| مشتری | ۲۰ |
بدهی مشتری بسته شده، ولی پول هنوز نرسیده؛ به همین دلیل چک در «اسناد دریافتنی» است، نه بانک.
۲. سپردن به بانک برای وصول
| حساب | بدهکار | بستانکار |
|---|---|---|
| اسناد در جریان وصول (نزد بانک الف) | ۲۰ | |
| اسناد دریافتنی | ۲۰ |
۳. وصول
| حساب | بدهکار | بستانکار |
|---|---|---|
| بانک الف | ۲۰ | |
| اسناد در جریان وصول | ۲۰ |
(اعداد به میلیون تومان)
بعضی کسب‌وکارها مرحلهٔ «در جریان وصول» را جدا ثبت نمی‌کنند و مستقیم از اسناد دریافتنی به بانک می‌روند؛ ولی ثبت جداگانه نشان می‌دهد کدام چک‌ها نزد کدام بانک‌اند.
سررسید را از دست ندهید
هر چک دریافتی تاریخ سررسید دارد. چکی که سررسیدش گذشته و هنوز به بانک سپرده نشده، یعنی پولی که دیر به دستتان می‌رسد. فهرست چکهای سررسید هفتهٔ آینده را هر هفته ببینید و به‌موقع به بانک بسپارید.
چک دیگران را چطور ثبت کنیم؟
گاهی مشتری چکی می‌دهد که صادرکننده‌اش شخص دیگری است (چک شخص ثالث). در ثبت چک، هم صادرکننده و هم کسی که چک را به شما داده (مشتری) مشخص شود؛ اگر برگشت خورد، بدهی به حساب مشتری برمی‌گردد.
گزارش‌هایی که باید ببینید
- چکهای در دست به تفکیک سررسید: پیش‌بینی نقدینگی.
- چکهای در جریان وصول به تفکیک بانک: چه چیزی در راه است.
- چکهای برگشتی: پیگیری فوری.
- ماندهٔ اسناد دریافتنی: باید با جمع چکهای در دست بخواند.
پرسش‌های رایج
وصول خارج از سیستم یعنی چه؟
چکی که خودتان نقد کردهاید یا به روش دیگری تسویه شده و نمیخواهید سند خودکار بانک برایش بخورد. این حالت باید با ثبت دستی درست تکمیل شود.
چک را کی ثبت کنیم، روز دریافت یا روز سررسید؟
روز دریافت. اثر چک بر حساب مشتری از روز دریافت است و سررسید فقط زمان وصول را تعیین می‌کند.
چکهای اول دوره چه میشوند؟
چکهایی که هنگام شروع کار با نرمافزار در دست دارید، بهعنوان چکهای اول دوره وارد و به خزانهداری منتقل میشوند تا چرخهٔ عادی را طی کنند.
جمع‌بندی
چک دریافتی پول نقد نیست؛ از «در دست» به «در جریان وصول» و «وصول‌شده» می‌رود، یا واگذار می‌شود، یا برگشت می‌خورد. هر مرحله ثبت حسابداری خودش را دارد و سررسیدها باید هر هفته پیگیری شوند.
در پلاس حسابداری هر تغییر وضعیت چک دریافتی سند خودکار با تاریخ همان تغییر می‌زند، سرفصل بانک مبدأ و مقصد درست انتخاب می‌شود، چند چک را می‌شود یک‌جا تغییر وضعیت داد و داشبورد چکهای نزدیک به سررسید را نشان می‌دهد. بیشتر در خزانهداری و چک.