اگر حسابدار نیستید، خبر خوب این است که بیشتر کارهای این بخش خودکار انجام می‌شود: فاکتور که می‌زنید، سندش ساخته می‌شود. اگر حسابدارید، خبر خوب‌تر این است که همهٔ اسناد خودکار طبق قواعد استاندارد حسابداری دوطرفه زده می‌شوند و قابل بازبینی‌اند.
کدینگ حساب‌ها
درخت سه‌سطحی کل ← معین ← تفصیلی؛ مثلاً «موجودی‌های نقدی ← بانک ← بانک ملت شعبهٔ مرکزی». روی دیتابیس تازه، کدینگ پیش‌فرض آماده است و حساب‌های لازم برای سند خودکار، مثل موجودی کالا، بهای تمام‌شده، مالیات فروش و خرید، حقوق پرداختنی و حق بیمهٔ پرداختنی، با ماهیت درست ساخته می‌شوند. هر سرفصل می‌تواند به یک گروه هزینه وصل شود.
سند خودکار از همهٔ عملیات
هر عملیاتی که اثر مالی دارد، در همان تراکنش سند می‌گیرد:
- فاکتور فروش، خرید و برگشتی‌ها (همراه با بهای تمام‌شده و مالیات و عوارض)
- دریافت و پرداخت، چک‌ها و تغییر وضعیتشان
- انبارگردانی، تولید و تجزیه
- حقوق (هزینه در پایان ماه کارکرد و پرداخت جدا) و سهم کارفرما از بیمه
- پورسانت، تنخواه، قسط وصول‌شده، درآمد خدمات، کرایهٔ حمل و تسعیر ارز
سند موقت، قطعی و معکوس
| وضعیت | یعنی |
|---|---|
| موقت | قابل ویرایش و حذف است |
| قطعی | قفل شده و فقط با سند معکوس اصلاح می‌شود |
سند قطعی و سند خودکار دست نمی‌خورند؛ برای برداشتن اثرشان سند معکوس زده می‌شود تا رد اصلاح بماند. سند منفی یا یک‌طرفه ثبت نمی‌شود و سند فقط روی حساب بدون زیرمجموعه می‌نشیند. عادت درست: اسناد ماه را موقت نگه دارید، آخر ماه بازبینی و بعد قطعی کنید.
مسیر تأیید
برای سازمان‌های بزرگ‌تر، هر سند سه امضا می‌گیرد: ثبت‌کننده، بازبین و تأییدکننده، به‌علاوهٔ یک شمارهٔ پیگیری دلخواه.
ثبت سند دستی
برای چیزهایی که فاکتور ندارند: اجاره، استهلاک، اصلاح اشتباه، آورده و برداشت شرکا. برنامه اجازه نمی‌دهد سندی ثبت شود که جمع بدهکار و بستانکارش برابر نیست.
تراز آزمایشی و دفتر حساب
تراز آزمایشی همهٔ سرفصل‌ها را با گردش و مانده نشان می‌دهد و گزارش «دفتر حساب» گردش یک حساب را سطر به سطر با ماندهٔ تجمعی. گزارش‌های مالی، از سود و زیان تا ماندهٔ طرف حساب‌ها، مستقیم از همین دفاتر خوانده می‌شوند.
ارز و تسعیر
فاکتور ارزی گردش را به ارز خودش هم ثبت می‌کند؛ پس هم می‌دانید چند تومان طلبکارید و هم چند دلار. با تغییر نرخ ارز، تسعیر مانده‌های ارزی سود یا زیان تسعیر را یک بار ثبت می‌کند.
قفل دوره
هر ثبت، ویرایش یا ابطال از قفل دوره می‌گذرد: سال بسته هیچ سندی نمی‌پذیرد و سند تازه نمی‌تواند پیش از آخرین سند قطعی همان سال تاریخ بخورد. بستن سال در صفحهٔ اول دوره، افتتاحیه و بستن سال مالی توضیح داده شده است.
برای گزارش‌های مالی به گزارش‌ها سر بزنید.