کدینگ حساب‌ها (یا سرفصل حساب‌ها) فهرست همهٔ حساب‌هایی است که رویدادهای مالی روی آن‌ها ثبت می‌شوند. اگر حسابداری را یک کتابخانه فرض کنیم، کدینگ حساب‌ها قفسه‌بندی آن است: هر سند باید روی قفسهٔ درستش بنشیند تا بعداً بشود پیدایش کرد و جمعش زد. کدینگ خوب، گزارش‌های خوب می‌سازد و کدینگ شلوغ، سال‌ها دردسر.
فهرست مطالب
سه سطح: کل، معین، تفصیلی
بیشتر نرم‌افزارهای حسابداری ایرانی کدینگ را سه‌سطحی می‌چینند:
| سطح | نقش | مثال |
|---|---|---|
| کل | گروه بزرگ حساب‌ها | موجودی‌های نقدی |
| معین | زیرمجموعهٔ کل | بانک‌ها |
| تفصیلی | ریزترین سطح | بانک ملت شعبهٔ مرکزی |
حساب کل جواب سؤال‌های کلان را می‌دهد («چقدر پول نقد داریم؟»)، معین جواب سؤال‌های میانی («چقدر در بانک‌ها داریم؟») و تفصیلی جواب دقیق را («در این حساب مشخص چقدر هست؟»).
گروه‌های اصلی حساب‌ها
حسابهای کل معمولاً در این گروه‌ها قرار می‌گیرند:
- دارایی‌های جاری: صندوق، بانک، بدهکاران تجاری، اسناد دریافتنی، موجودی کالا
- دارایی‌های ثابت: اموال و اثاثیه، ماشین‌آلات، وسایط نقلیه
- بدهی‌ها: بستانکاران تجاری، اسناد پرداختنی، مالیات و عوارض پرداختنی، حقوق پرداختنی
- حقوق صاحبان سرمایه: سرمایه، جاری شرکا، سود و زیان انباشته
- درآمدها: فروش، درآمد خدمات، سایر درآمدها
- بهای تمام‌شده و هزینه‌ها: بهای کالای فروش‌رفته، حقوق، اجاره، حمل و…
پنج گروه اول در ترازنامه می‌آیند و گروه‌های درآمد و هزینه در صورت سود و زیان. همین تقسیم است که بعداً بستن حساب‌ها در پایان سال را ممکن می‌کند.
اصول چیدن یک کدینگ خوب
۱. بر اساس سؤال‌هایتان بچینید
قبل از ساختن هر معین بپرسید: «آیا می‌خواهم این عدد را جدا ببینم؟» اگر می‌خواهید هزینهٔ تبلیغات اینستاگرام را از تبلیغات چاپی جدا بدانید، دو معین بسازید. اگر برایتان فرقی نمی‌کند، یکی کافی است.
۲. اشخاص را در تفصیلی بگذارید
هر مشتری و تأمین‌کننده باید حساب تفصیلی خودش را زیر یک معین مشترک داشته باشد؛ مثلاً همهٔ مشتریان زیر «بدهکاران تجاری». این‌طوری هم جمع کل طلب‌ها را دارید، هم طلب از هر نفر را.
۳. فضای خالی بگذارید
کدها را پشت سر هم پر نکنید. اگر معین‌های بانک را ۰۰۰۱ تا ۰۰۰۵ گذاشته‌اید، برای بانک‌های آینده جا هست؛ ولی اگر بلافاصله بعدش ۰۰۰۶ را به چیز دیگری داده‌اید، بانک ششم بی‌جا می‌ماند.
۴. ماهیت حساب را درست تعیین کنید
هر حساب ماهیت بدهکار یا بستانکار دارد. دارایی و هزینه بدهکارند، بدهی و درآمد و سرمایه بستانکار. ماهیت درست کمک می‌کند نرم‌افزار ماندهٔ خلاف ماهیت را هشدار دهد؛ مثلاً صندوقی که مانده‌اش منفی شده یعنی جایی دریافتی ثبت نشده.
۵. حسابهای واسط را فراموش نکنید
حساب‌هایی مثل «تراز افتتاحیه»، «خلاصهٔ سود و زیان» یا «حسابهای انتظامی» در طول سال کم استفاده می‌شوند ولی برای افتتاحیه، بستن حساب‌ها و چک‌های تضمینی لازم‌اند.
اشتباه‌های پرهزینه
- ساختن معین برای هر مشتری: معین‌ها چند هزار تا می‌شوند و گزارش‌ها غیرقابل استفاده.
- یک حساب برای مالیات خرید و فروش: مالیات فروش بدهی است و مالیات خرید طلب از دولت؛ اگر در یک حساب بنشینند، ترازنامه هیچ‌کدام را درست نشان نمی‌دهد.
- ثبت خرید کالا در حساب هزینه: در روش موجودی دائمی، خرید به موجودی کالا می‌رود و هنگام فروش به بهای تمام‌شده.
- حذف سرفصلی که سند دارد: اسناد قدیمی بی‌نام می‌شوند. بهتر است حساب را غیرفعال کنید.
کدینگ آماده یا کدینگ اختصاصی؟
برای بیشتر کسب‌وکارهای کوچک و متوسط، یک کدینگ استاندارد آماده کافی است و فقط چند معین هزینه و درآمد باید به آن اضافه شود. کسب‌وکارهای تولیدی یا چندشعبه‌ای معمولاً به معین‌های بیشتری برای مراکز هزینه نیاز دارند.
پرسش‌های رایج
کدینگ حساب‌ها را وسط سال میشود تغییر داد؟
افزودن حساب تازه هر وقت لازم شد مشکلی ندارد. ولی تغییر ساختار یا جابه‌جا کردن حساب‌هایی که گردش دارند را به ابتدای سال مالی موکول کنید تا گزارش‌های یک سال دو تکه نشوند.
برای هر مشتری یک حساب جدا لازم است؟
ماندهٔ هر مشتری باید جدا قابل دیدن باشد. در بیشتر نرمافزارها این کار با حساب تفصیلی یا پروندهٔ طرف حساب انجام میشود، نه با ساختن یک حساب معین برای هر نفر.
هر سطح کدینگ چند رقم داشته باشد؟
آنقدر که برای حسابهای آینده جا بماند. اگر امروز ده حساب معین دارید، فضای صد حساب را در نظر بگیرید تا مجبور به شکستن نظم کدها نشوید.
جمع‌بندی
کدینگ حساب‌ها سه سطح کل، معین و تفصیلی دارد. حساب‌ها را بر اساس گزارش‌هایی که لازم دارید بچینید، اشخاص را در سطح تفصیلی بگذارید، برای آینده جای خالی نگه دارید و ماهیت هر حساب را درست تعیین کنید.
پلاس حسابداری روی دیتابیس تازه یک کدینگ استاندارد آماده می‌سازد که حسابهای لازم برای سند خودکار، مثل موجودی کالا، بهای تمام‌شده و مالیات فروش و خرید، با ماهیت درست در آن هست، و برای هر طرف حساب خودکار حساب تفصیلی می‌سازد. بیشتر در حسابداری و اسناد خودکار.