کالای امانی کالایی است که دست دیگری است ولی هنوز مال شماست، یا برعکس. پخش‌کننده‌ای که کالا را به مغازه‌ها می‌سپارد تا بفروشند، یا فروشگاهی که کالای تأمین‌کننده را امانی می‌گیرد، هر روز با این موضوع درگیر است. اشتباه رایج این است که کالای امانی را فروش ثبت کنند؛ آن‌وقت درآمدی که هنوز به دست نیامده در گزارش سود می‌نشیند.
ایدهٔ اصلی
سند امانی در پلاس حسابداری سند فروش نیست: نه درآمد می‌سازد و نه سند حسابداری فروش. فقط موجودی را جابه‌جا می‌کند و یادش می‌ماند چقدر از آن هنوز دست طرف مقابل است. فروش وقتی ثبت می‌شود که واقعاً فروشی اتفاق افتاده باشد.
سه نوع سند
| نوع | یعنی | اثر روی انبار |
|---|---|---|
| امانی داده | کالای ما نزد مشتری است | از انبار کم می‌شود |
| امانی گرفته | کالای تأمین‌کننده نزد ماست | به انبار اضافه می‌شود |
| پیش‌فاکتور امانی | هنوز قطعی نشده | هیچ |
فرم پیش از ثبت، اثر هر نوع را به شما می‌گوید تا اشتباهی سند نزنید.
اقلام و مهلت برگشت
هر قلم مقدار اولیه و مقدار باقی‌مانده را جدا نگه می‌دارد و می‌تواند مهلت برگشت داشته باشد. قلمی که مهلتش گذشته علامت می‌خورد تا پیگیری‌اش فراموش نشود.
دو حرکت
- برگشت کالا: طرف مقابل نتوانسته بفروشد و پس می‌دهد. مقدار به انبار برمی‌گردد و از باقی‌مانده کم می‌شود.
- تسویه و فروش: فروخته شده. موجودی دوباره کم نمی‌شود، چون کالا از قبل از انبار خارج شده بود؛ فقط باقی‌مانده کم می‌شود. شمارهٔ فاکتور فروش را هم می‌توانید برای ردیابی ثبت کنید.
دفتر گردش
هر خروج، برگشت و تسویه ثبت می‌شود و تاریخچهٔ کامل کنار اقلام دیده می‌شود. هر لحظه می‌دانید کالای امانی از کجا آمده، کجا رفته و چقدر هنوز بیرون است.
مجوز امانی روی پروندهٔ مشتری
روی پروندهٔ هر طرف حساب مشخص می‌کنید اجازهٔ گرفتن کالای امانی دارد یا نه. این یک کنترل ساده ولی مهم است: هر کسی نباید بتواند کالا را امانی ببرد.
امانی در اول دوره
اگر هنگام شروع کار با برنامه، کالایی نزد دیگران دارید، در بخش اول دوره و افتتاحیه به‌عنوان «کالای امانی نزد دیگران» وارد می‌شود تا از روز اول موجودی و امانی‌ها درست باشند.
مثال
پخش‌کننده‌ای ۱۰۰ بسته از یک کالا را امانی به فروشگاهی می‌دهد. انبار او ۱۰۰ بسته کم می‌شود ولی فروشی ثبت نمی‌شود. آخر ماه فروشگاه ۶۰ بسته فروخته و ۱۰ بسته پس می‌دهد. پخش‌کننده ۶۰ بسته را تسویه و فاکتور می‌کند و ۱۰ بسته را برگشت می‌زند؛ باقی‌ماندهٔ امانی ۳۰ بسته است و درآمد فقط برای ۶۰ بسته ثبت شده.
برای موجودی و انبارگردانی صفحهٔ انبار را ببینید.