هزینه‌های خرد روزانه، مثل پیک، پذیرایی، لوازم‌التحریر و تعمیرات کوچک، معمولاً از جیب یک نفر پرداخت می‌شوند و آخر ماه با یک مشت رسید تسویه می‌شوند. تنخواه‌گردان پلاس حسابداری این چرخه را منظم می‌کند تا هم مانده دست هر تنخواه‌دار معلوم باشد و هم هر هزینه در حساب درست بنشیند.
چرخهٔ تنخواه
- تعریف تنخواه‌دار: نام، طرف حساب و سقف. سقف ماندهٔ دست تنخواه‌دار را محدود می‌کند، نه مبلغ هر شارژ را: تنخواه‌دار در هیچ لحظه‌ای بیش از سقف در دست ندارد. سقف صفر یعنی بی‌سقف.
- شارژ: پرداخت وجه به تنخواه‌دار از صندوق یا بانک.
- ثبت هزینه: هزینه‌ای که تنخواه‌دار پرداخت کرده، با سرفصل هزینه، گروه هزینه (اختیاری) و شمارهٔ فاکتور یا رسید.
- برگشت وجه: برگرداندن باقی‌ماندهٔ نقد به صندوق یا بانک هنگام تسویه.
سند حسابداری خودکار
| عملیات | بدهکار | بستانکار |
|---|---|---|
| شارژ | تنخواه‌گردان | صندوق یا بانک |
| هزینه | حساب هزینه | تنخواه‌گردان |
| برگشت وجه | صندوق یا بانک | تنخواه‌گردان |
سطر گردش و سند در یک تراکنش ثبت می‌شوند، پس هیچ‌وقت گردشی بدون سند یا سندی بدون گردش نمی‌ماند.
حساب اختصاصی برای هر تنخواه
همهٔ تنخواه‌ها می‌توانند روی حساب مشترک تنخواه‌گردان بنشینند، یا هر تنخواه‌دار سرفصل اختصاصی خودش را داشته باشد. در حالت دوم، مانده هر نفر در تراز آزمایشی هم جدا دیده می‌شود.
گزارش هزینه‌ها
اگر برای هزینه گروه هزینه انتخاب شود، در گزارش «هزینه به تفکیک گروه» هم می‌آید. اگر انتخاب نشود، گروه خود سرفصل هزینه ملاک قرار می‌گیرد. پس آخر ماه می‌بینید از تنخواه چقدر خرج پذیرایی شده و چقدر خرج حمل.
چرا مهم است
- کنترل: با سقف، هیچ‌کس بیش از حد مجاز پول نقد شرکت را در دست ندارد.
- شفافیت: مانده، جمع شارژ و جمع هزینهٔ هر تنخواه‌دار در فهرست دیده می‌شود و با انتخابش، گردش کاملش زیرش می‌آید.
- درستی سود: هزینه‌ها در ماهی که خرج شده‌اند ثبت می‌شوند، نه آخر سال با یک سند کلی.
مثال
تنخواه‌دار با سقف ۱۰ میلیون تومان تعریف شده. ۸ میلیون شارژ می‌شود؛ در طول ماه ۶ میلیون هزینه با رسید ثبت می‌کند. مانده دست او ۲ میلیون است و تا سقف می‌شود ۸ میلیون دیگر شارژش کرد. آخر ماه هر ۶ میلیون هزینه به تفکیک گروه در گزارش هزینه‌ها دیده می‌شود.
برای دریافت و پرداخت و چک، صفحهٔ خزانه‌داری را ببینید.