هر کسب‌وکاری هزینههای خرد روزانه دارد: پیک، پذیرایی، لوازم‌التحریر، تعمیرات کوچک، کرایهٔ تاکسی. پرداخت این‌ها از صندوق اصلی یا با چک منطقی نیست. راه رایج، تنخواه‌گردان است: مبلغی که به یک نفر داده میشود تا این هزینه‌ها را بپردازد و با رسید تسویه کند.
چرخهٔ تنخواه
- تعریف: تنخواه‌دار (مثلاً مسئول دفتر) و سقف تنخواه مشخص میشود.
- شارژ: مبلغی از صندوق یا بانک به او پرداخت میشود.
- هزینه: تنخواه‌دار هزینه‌ها را می‌پردازد و رسید جمع می‌کند.
- تسویه: رسیدها ارائه و هزینه‌ها در حساب‌ها ثبت می‌شوند.
- شارژ مجدد یا برگشت باقی‌مانده.
ثبت حسابداری
شارژ ۱۰ میلیون از صندوق:
| حساب | بدهکار | بستانکار |
|---|---|---|
| تنخواه‌گردان | ۱۰ | |
| صندوق | ۱۰ |
ثبت هزینه‌ها با رسید (۶ میلیون):
| حساب | بدهکار | بستانکار |
|---|---|---|
| هزینهٔ پذیرایی | ۲ | |
| هزینهٔ حمل و پیک | ۳ | |
| هزینهٔ لوازم مصرفی | ۱ | |
| تنخواه‌گردان | ۶ |
برگشت باقی‌مانده (۴ میلیون) هنگام تسویهٔ نهایی:
| حساب | بدهکار | بستانکار |
|---|---|---|
| صندوق | ۴ | |
| تنخواه‌گردان | ۴ |
(اعداد به میلیون تومان)
سقف تنخواه
سقف، حداکثر مبلغی است که تنخواه‌دار در هر لحظه می‌تواند در دست داشته باشد. اگر سقف ۱۰ میلیون است و ۴ میلیون در دست اوست، حداکثر ۶ میلیون دیگر قابل شارژ است. سقف دو کار می‌کند: ریسک نگهداری پول نقد را محدود می‌کند و تنخواه‌دار را به تسویهٔ منظم وادار می‌کند.
کنترل‌های لازم
- هر هزینه با رسید: هزینهٔ بدون مدرک، در حسابرسی و رسیدگی مالیاتی قابل دفاع نیست.
- تسویهٔ منظم: حداقل ماهانه، تا هزینه‌ها در ماه خودشان ثبت شوند.
- شمارش دوره‌ای: باقی‌ماندهٔ نقد تنخواه‌دار باید با مانده حسابش بخواند.
- گروه هزینه: هر هزینه را در گروه درست ثبت کنید تا گزارش هزینه‌ها معنادار باشد.
یک یا چند تنخواه؟
اگر چند نفر تنخواه دارند (مثلاً مسئول دفتر، مسئول انبار، مسئول خرید)، هر کدام باید حساب جدا داشته باشند تا مانده و عملکرد هر نفر معلوم باشد.
پرسش‌های رایج
تنخواه با پیشپرداخت به کارمند چه فرقی دارد؟
تنخواه برای هزینههای شرکت است و با رسید تسویه میشود؛ پیشپرداخت (مساعده) طلب از کارمند است و از حقوقش کم میشود.
تنخواه‌دار بیش از موجودی خرج کرد؟
یعنی از جیب خودش پرداخته؛ شرکت به او بدهکار است و با شارژ بعدی تسویه میشود. بهتر است با سقف و تسویهٔ منظم جلوی این وضعیت را بگیرید.
هزینههای تنخواه در گزارش هزینه‌ها دیده میشود؟
بله، اگر با سرفصل و گروه هزینهٔ درست ثبت شوند.
جمع‌بندی
تنخواه‌گردان ابزار پرداخت هزینههای خرد است: شارژ از صندوق یا بانک، هزینه با رسید و سرفصل درست، و برگشت باقی‌مانده. با سقف و تسویهٔ منظم کنترلش کنید.
در پلاس حسابداری تنخواه‌دار با سقف مانده تعریف میشود، شارژ، ثبت هزینه با سرفصل و گروه هزینه و برگشت وجه هر کدام سند خودکار دارند و هر تنخواه می‌تواند سرفصل اختصاصی داشته باشد. بیشتر در تنخواه‌گردان.
مطالب مرتبط
- چک تضمینی و امانی: چرا باید جدا نگه داشته شود
- پیش‌بینی جریان نقدی با سررسید چک‌ها
- ثبت دریافت و پرداخت روزانه در صندوق و بانک