در بسیاری از کسب‌وکارها، چکی که از مشتری گرفته‌اند به بانک نمی‌رود؛ مستقیم به تأمینکننده داده میشود تا بدهی به او تسویه شود. به این کار واگذاری یا «خرج کردن» چک می‌گویند. ساده به نظر می‌رسد، ولی اگر درست ثبت نشود، معلوم نیست چک کجاست و اگر برگشت بخورد، چه کسی به چه کسی بدهکار است.
فهرست مطالب
ثبت حسابداری واگذاری
چک ۱۵ میلیونی مشتری الف را بابت بدهی به تأمین‌کنندهٔ ب واگذار می‌کنید:
| حساب | بدهکار | بستانکار |
|---|---|---|
| تأمین‌کنندهٔ ب | ۱۵ | |
| اسناد دریافتنی | ۱۵ |
(اعداد به میلیون تومان)
- بدهی شما به تأمینکننده کم میشود.
- چک از دارایی شما (اسناد دریافتنی) خارج میشود.
- حساب مشتری الف دست نمی‌خورد؛ او بدهی‌اش را با همان چک داده است.
چرا وضعیت چک را عوض کنیم؟
اگر چک در فهرست چکها «در دست» بماند، دو اشتباه پیش می‌آید:
- گزارش چک‌های در دست، چکی را نشان می‌دهد که دیگر ندارید.
- پیش‌بینی نقدینگی، پولی را حساب می‌کند که به دست شما نمی‌رسد.
پس وضعیت چک باید «واگذارشده» شود و گیرنده‌اش (تأمین‌کنندهٔ ب) ثبت شود.
اگر چک واگذارشده برگشت بخورد
تأمینکننده چک برگشتی را به شما برمیگرداند. حالا:
- بدهی شما به تأمینکننده دوباره باز میشود.
- بدهی مشتری الف (که چک را داده) هم دوباره باز میشود.
| حساب | بدهکار | بستانکار |
|---|---|---|
| مشتری الف | ۱۵ | |
| تأمین‌کنندهٔ ب | ۱۵ |
اگر واگذاری درست ثبت نشده باشد، این دو مرحله تقریباً همیشه به اختلاف حساب با یکی از دو طرف می‌کشد.
چک صیادی و واگذاری
برای چک‌های صیادی، انتقال چک به شخص دیگر باید در سامانهٔ صیاد هم ثبت شود تا گیرندهٔ جدید بتواند آن را وصول کند. ثبت واگذاری در نرم‌افزار حسابداری جای ثبت در سامانهٔ صیاد را نمی‌گیرد؛ هر دو لازم است.
نکته‌های عملی
- رسید بگیرید: هنگام تحویل چک به تأمینکننده، رسید با شمارهٔ چک بگیرید.
- ضمانت را در نظر بگیرید: بسیاری از تأمین‌کنندگان فقط چک صادرکنندگان معتبر را قبول می‌کنند.
- زنجیرهٔ طولانی نسازید: چکی که چند بار دست‌به‌دست شده، اگر برگشت بخورد، پیگیری‌اش پیچیده میشود.
پرسش‌های رایج
چک را با مبلغ بیشتر از بدهی واگذار کنم؟
اگر تأمینکننده مابهالتفاوت را نقد برمیگرداند یا حساب شما بستانکار میشود، همان را ثبت کنید. ماندهٔ تأمینکننده باید با واقعیت بخواند.
چک را روی فاکتور خرید هم میشود داد؟
بله. اگر هنگام ثبت فاکتور خرید، چک دریافتی را برای پرداخت انتخاب کنید، همان واگذاری ثبت میشود.
در گزارشها کجا دیده میشود؟
در گزارش وضعیت چکها با وضعیت واگذارشده و نام گیرنده.
جمع‌بندی
واگذاری چک یعنی بدهی به گیرنده کم و چک از اسناد دریافتنی خارج میشود؛ حساب مشتری اصلی دست نمی‌خورد. وضعیت چک را واگذارشده کنید، گیرنده را ثبت کنید و اگر برگشت خورد، بدهی هر دو طرف را دوباره باز کنید.
در پلاس حسابداری واگذاری چک، چه از خزانه‌داری و چه روی فاکتور خرید، سند خودکار می‌زند و چک را از اسناد دریافتنی به نام گیرنده خارج می‌کند؛ برگشت چک واگذارشده هم بدهی‌ها را برمیگرداند. بیشتر در خزانه‌داری و چک.