فاکتور فروش فقط کاغذی برای گرفتن پول نیست. سند معامله بین شما و خریدار است، مبنای ثبت حسابداری است، مبنای صورتحساب الکترونیکی و مالیات است، و اگر روزی اختلافی پیش بیاید، اولین مدرکی است که به آن مراجعه میشود. فاکتوری که اقلام لازم را نداشته باشد، در هر کدام از این نقش‌ها ضعیف است.
اقلام ضروری یک فاکتور فروش
مشخصات فروشنده
- نام یا نام شرکت
- شمارهٔ اقتصادی یا شناسهٔ ملی
- نشانی، کد پستی و تلفن
مشخصات خریدار
- نام یا نام شرکت
- کد ملی یا شناسهٔ ملی، شمارهٔ اقتصادی
- نشانی و کد پستی
اطلاعات فاکتور
- شمارهٔ ترتیبی یکتا
- تاریخ صدور
- شرایط تسویه: نقد، چک، نسیه با سررسید
اقلام
| ستون | توضیح |
|---|---|
| شرح کالا یا خدمت | نام دقیق و استاندارد |
| مقدار و واحد | ۱۰ عدد، ۲ کارتن، ۳٫۵ متر |
| قیمت واحد | |
| مبلغ | مقدار × قیمت واحد |
| تخفیف | ردیفی، اگر دارد |
| مبلغ پس از تخفیف |
جمع‌ها
- جمع مبلغ اقلام
- تخفیف کل
- مالیات بر ارزش افزوده و هر عوارض جدا
- هزینه‌های جانبی (حمل، بسته‌بندی، نصب)
- مبلغ قابل پرداخت
اشتباه‌های رایج
تخفیف فقط در جمع کل
اگر تخفیف بزرگی فقط پایین فاکتور بیاید و روی ردیف‌ها پخش نشود، مبنای مالیات هر ردیف نامشخص است. برای صورتحساب الکترونیکی، تخفیف کل باید روی ردیف‌ها پخش شود.
مالیات روی کالای معاف
اگر فاکتور هم کالای مشمول و هم معاف دارد، مالیات فقط روی ردیف‌های مشمول حساب میشود.
نام کالای غیراستاندارد
«جنس» یا «طبق توافق» به‌جای شرح دقیق کالا؛ در اختلاف و رسیدگی مالیاتی قابل دفاع نیست.
شمارهٔ تکراری یا جاافتاده
شماره‌های فاکتور باید پشت سر هم و یکتا باشند. فاکتور باطل‌شده را حذف نکنید؛ ابطال یا برگشت بزنید.
ثبت نکردن نحوهٔ تسویه
اگر فاکتور نقد بوده ولی در حسابداری نسیه ثبت شده، مشتری بدهکار نشان داده میشود و پیگیری اشتباه شروع میشود.
گرد کردن
مبلغ نهایی معمولاً گرد میشود. اختلاف گرد کردن باید در حساب جداگانه‌ای ثبت شود تا فروش و مالیات دست نخورند.
فاکتور و حسابداری
یک فاکتور فروش درست، در حسابداری این اثرها را دارد:
- مشتری (یا صندوق، یا اسناد دریافتنی) بدهکار
- فروش بستانکار، با کسر تخفیف
- مالیات و هر عوارض، هر کدام در حساب بدهی خودش
- هزینه‌های جانبی، در حساب درآمد مربوط
- بهای تمام‌شده بدهکار و موجودی کالا بستانکار
اگر نرم‌افزار حسابداری همهٔ این‌ها را از روی خود فاکتور بسازد، هیچ‌کدام فراموش نمی‌شود.
پرسش‌های رایج
فاکتور دست‌نویس هنوز معتبر است؟
از نظر اثبات معامله ممکن است، ولی برای مشمولان سامانهٔ مودیان، صورتحساب الکترونیکی ملاک است و فاکتور دست‌نویس جای آن را نمی‌گیرد.
میشود بعد از صدور، فاکتور را عوض کرد؟
بله، ولی اگر صورتحساب الکترونیکیاش فرستاده و پذیرفته شده، باید صورتحساب اصلاحی هم ارسال شود.
فاکتور یک ردیف «خدمات» کافی است؟
برای خدماتی مثل نصب یا تعمیر، شرح دقیق خدمت بنویسید؛ ردیف کلی «خدمات» مبهم است.
جمع‌بندی
فاکتور فروش اصولی مشخصات کامل دو طرف، شمارهٔ یکتا، اقلام دقیق با مقدار و قیمت، تخفیف و مالیات و عوارض تفکیک‌شده و نحوهٔ تسویه دارد. اشتباه در هر کدام، در حسابداری، مالیات و اختلاف‌های بعدی خودش را نشان می‌دهد.
پلاس حسابداری فاکتور فروش را با سطح قیمت مشتری، تخفیف ردیفی و کل، مالیات و سه عوارض جدا، هزینه‌های فاکتور، گرد کردن و تسویهٔ نقد و چک و نسیه ثبت می‌کند و همهٔ اثرهای حسابداری‌اش را خودکار سند می‌زند. بیشتر در فاکتور فروش.