پیشفاکتور سندی است که پیش از فروش، قیمت و شرایط را به خریدار پیشنهاد می‌دهد. مشتری با آن تصمیم می‌گیرد، از مدیرش تأیید می‌گیرد یا با پیشنهادهای دیگر مقایسه میکند. پیشفاکتور تعهد فروش نیست و هیچ اثری در موجودی و حساب‌ها ندارد؛ تا وقتی تأیید و به فاکتور فروش تبدیل شود.
فهرست مطالب
پیشفاکتور با فاکتور چه فرقی دارد؟
| ویژگی | پیشفاکتور | فاکتور فروش |
|---|---|---|
| ماهیت | پیشنهاد قیمت | سند فروش |
| اثر بر موجودی | ندارد | کالا کم میشود |
| اثر بر حساب مشتری | ندارد | مشتری بدهکار میشود |
| سند حسابداری | ندارد | دارد |
| صورتحساب الکترونیکی | ندارد | دارد |
| اعتبار زمانی | معمولاً محدود | دائمی |
یک پیشفاکتور خوب چه دارد؟
- مشخصات فروشنده و خریدار
- شماره و تاریخ پیشفاکتور
- اقلام با مقدار، قیمت واحد، تخفیف و مالیات
- مدت اعتبار: مثلاً «این پیشفاکتور تا ۷ روز معتبر است»
- شرایط تحویل: زمان، محل، هزینهٔ حمل
- شرایط پرداخت: نقد، پیش‌پرداخت، چک با سررسید
- شرایط گارانتی و خدمات پس از فروش، اگر هست
در بازارهای پرنوسان، «مدت اعتبار» مهم‌ترین سطر پیشفاکتور است. پیش‌فاکتوری که اعتبار زمانی ندارد، می‌تواند شما را به قیمت قدیمی متعهد کند.
کاربردهای پیشفاکتور
- مناقصه و استعلام شرکت‌ها: بیشتر سازمانها پیش از خرید چند پیشفاکتور می‌گیرند.
- فروش پروژه‌ای: کابینت، تجهیزات یا خدمات نصب که باید پیش از اجرا قیمتشان تأیید شود.
- دریافت پیش‌پرداخت: مشتری بر اساس پیشفاکتور پیش‌پرداخت می‌دهد.
- وام و تسهیلات: بعضی بانک‌ها برای خرید اقساطی پیشفاکتور می‌خواهند.
از پیشفاکتور تا فاکتور
وقتی مشتری تأیید کرد:
- قیمت‌ها و موجودی را دوباره بررسی کنید؛ شاید تغییر کرده باشند.
- پیشفاکتور را به فاکتور فروش تبدیل کنید، بدون ورود دوبارهٔ اقلام.
- فاکتور ثبت میشود و همهٔ اثرهای فروش (موجودی، حساب مشتری، سند حسابداری) از همین لحظه اتفاق می‌افتد.
پیش‌پرداخت بر اساس پیشفاکتور
اگر مشتری پیش از تحویل کالا پول می‌دهد، آن پول فروش نیست؛ پیش‌دریافت است و تا صدور فاکتور، بدهی شما به مشتری محسوب میشود. وقتی فاکتور صادر شد، پیش‌دریافت با آن تسویه میشود.
اشتباه‌های رایج
- ثبت پیشفاکتور به‌عنوان فروش: فروش و طلب جعلی می‌سازد.
- صدور پیشفاکتور بدون مدت اعتبار در بازار پرنوسان.
- ورود دوبارهٔ اقلام هنگام تبدیل به فاکتور: احتمال اشتباه را بالا می‌برد.
- فراموش کردن پیگیری: پیش‌فاکتوری که فرستاده‌اید و پیگیری نکرده‌اید، فروشی است که از دست داده‌اید.
پرسش‌های رایج
پیشفاکتور به سامانهٔ مودیان فرستاده میشود؟
خیر. پیشفاکتور فروش نیست. وقتی به فاکتور فروش تبدیل شد، صورتحساب الکترونیکی آن صادر میشود.
پیشفاکتور موجودی را رزرو میکند؟
پیشفاکتور معمولاً نه. اگر میخواهید کالا برای مشتری کنار گذاشته شود، سفارش ثبت کنید که موجودی را رزرو میکند.
پیشفاکتور مهر و امضا لازم دارد؟
برای سازمانها و مناقصهها معمولاً بله.
جمع‌بندی
پیشفاکتور پیشنهاد قیمت است، با مدت اعتبار و شرایط تحویل و پرداخت، و هیچ اثری در موجودی و حساب‌ها ندارد. پس از تأیید مشتری، بدون ورود دوبارهٔ اقلام به فاکتور فروش تبدیل میشود.
در پلاس حسابداری پیشفاکتور موجودی و حساب مشتری را تکان نمی‌دهد و سند حسابداری ندارد، و با یک کلیک به فاکتور فروش تبدیل میشود. برای رزرو کالا هم سفارش مشتری در بخش سفارش و خدمات هست. بیشتر در فاکتور فروش.