در صورتحساب الکترونیکی، هر ردیف کالا یا خدمت باید یک «شناسهٔ کالا و خدمت» ۱۳ رقمی داشته باشد. این شناسه به سامانهٔ مودیان می‌گوید چه چیزی فروخته شده؛ مستقل از نامی که شما روی کالا گذاشته‌اید. بدون شناسهٔ معتبر، صورتحساب پذیرفته نمی‌شود.
فهرست مطالب
چرا شناسهٔ کالا لازم است؟
نام کالا در هر فروشگاه فرق می‌کند: «روغن ۱ لیتری»، «روغن مایع یک‌لیتری برند الف»، «روغن آشپزی». سامانه برای اینکه بتواند معاملات را دسته‌بندی کند، نرخ مالیات را بداند و اطلاعات را تحلیل کند، به یک زبان مشترک نیاز دارد؛ این زبان مشترک شناسهٔ کالا و خدمت است.
دو نوع شناسه
| نوع | توضیح |
|---|---|
| شناسهٔ اختصاصی | برای کالای مشخص یک تولیدکننده یا واردکننده، معمولاً با ثبت در سامانهٔ مربوط |
| شناسهٔ عمومی | برای گروهی از کالاها یا خدمات مشابه، وقتی کالا شناسهٔ اختصاصی ندارد |
برای کالاهایی که تولیدکننده یا واردکننده برایشان شناسهٔ اختصاصی گرفته، باید از همان استفاده کرد. برای خدمات و کالاهایی که شناسهٔ اختصاصی ندارند، از فهرست شناسه‌های عمومی استفاده می‌شود.
از کجا پیدا کنیم؟
- از تأمین‌کننده یا تولیدکننده بپرسید. کالایی که شناسهٔ اختصاصی دارد، معمولاً شناسه‌اش روی صورتحساب خرید شما هم آمده است.
- صورتحساب‌های خرید را در کارپوشه نگاه کنید. شناسهٔ کالای خریداری‌شده در صورتحساب الکترونیکی تأمین‌کننده هست.
- فهرست شناسه‌های عمومی را از منابع رسمی سامانه برای خدمات و کالاهای بدون شناسهٔ اختصاصی پیدا کنید.
مرجع و نحوهٔ جست‌وجوی شناسه‌ها ممکن است تغییر کند؛ آخرین راهنمای سامانهٔ مودیان را دنبال کنید.
کد واحد اندازه‌گیری
کنار شناسهٔ کالا، هر ردیف به کد واحد اندازه‌گیری هم نیاز دارد: عدد، کیلوگرم، متر، لیتر، بسته و… . سامانه جدول واحدهای خودش را دارد و واحدهای نرم‌افزار شما باید یک بار با آن تطبیق داده شوند. اگر کالایی هم به عدد و هم به کارتن فروخته می‌شود، هر دو واحد باید کد داشته باشند.
هزینه‌های جانبی فاکتور
هزینه‌هایی مثل حمل، بسته‌بندی یا نصب که روی فاکتور می‌آیند، اگر جزو مبلغ فروش باشند، در صورتحساب الکترونیکی معمولاً به‌صورت یک ردیف خدمت با شناسهٔ خدمت مناسب می‌آیند.
یک روال عملی برای تطبیق
- فهرست کالاهای فعال را بگیرید؛ کالاهای راکد و حذف‌شده را کنار بگذارید.
- از کالاهای پرفروش شروع کنید؛ معمولاً تعداد کمی کالا بیشتر فاکتورها را می‌سازند.
- برای هر کالا شناسه را از صورتحساب خرید یا تأمین‌کننده پیدا کنید.
- برای خدمات و کالاهای بدون شناسهٔ اختصاصی، شناسهٔ عمومی مناسب را انتخاب کنید.
- واحدهای اندازه‌گیری را یک بار با جدول سامانه تطبیق دهید.
- کالاهای جدید را از همان روز تعریف، با شناسه وارد کنید.
اشتباه‌های رایج
- شناسهٔ ۱۲ یا ۱۴ رقمی: شناسه باید دقیقاً ۱۳ رقم باشد.
- ارقام فارسی یا فاصله در شناسه: سامانه فقط ارقام لاتین بی‌فاصله را می‌پذیرد؛ نرم‌افزار خوب این را خودکار اصلاح می‌کند.
- یک شناسه برای کالاهای کاملاً متفاوت: فقط برای راحتی؛ این اطلاعات فروش شما را غلط نشان می‌دهد.
- فراموش کردن واحد دوم.
این مقاله آموزشی است؛ انتخاب شناسهٔ درست برای کالاهای خاص را با تأمین‌کننده یا مشاور مالیاتی بررسی کنید.
پرسش‌های رایج
اگر شناسهٔ دقیقی برای کالایم پیدا نکردم؟
از شناسهٔ عمومی نزدیکترین گروه کالا استفاده کنید. شناسهٔ اختصاصی برای وقتی است که تولیدکننده یا واردکننده برای کالای مشخص گرفته باشد.
خدمات هم شناسه دارند؟
بله. خدماتی مثل نصب، تعمیر، حمل یا اجرت هم شناسهٔ ۱۳ رقمی خودشان را دارند.
باید برای همهٔ کالاها یکجا شناسه بگذاریم؟
نه لزوماً. از کالاهایی شروع کنید که میفروشید، به ترتیب پرفروشترینها؛ کالاهای راکد را بعداً تکمیل کنید.
جمع‌بندی
هر ردیف صورتحساب الکترونیکی شناسهٔ ۱۳ رقمی کالا یا خدمت و کد واحد اندازه‌گیری لازم دارد. شناسهٔ اختصاصی را از تأمین‌کننده یا صورتحساب‌های خرید پیدا کنید و برای بقیه از شناسه‌های عمومی استفاده کنید. تطبیق را از کالاهای پرفروش شروع کنید.
پلاس حسابداری صفحهٔ «کدهای کالا و واحد» دارد که کالاهای بی‌شناسه را اول فهرست نشان می‌دهد، شناسهٔ غیر ۱۳ رقمی را نمی‌پذیرد و ارقام فارسی را خودکار لاتین می‌کند. شناسهٔ خدمت هزینه‌های فاکتور هم یک بار در تنظیمات تعیین می‌شود. بیشتر در اتصال به سامانهٔ مودیان.
مطالب مرتبط
- خطاهای رایج در ارسال صورتحساب به سامانهٔ مودیان
- کارپوشهٔ سامانهٔ مودیان: تأیید یا رد صورتحساب‌های خرید
- مالیات بر ارزش افزوده به زبان ساده