وقتی کسب‌وکاری مشمول سامانهٔ مودیان میشود، یکی از اولین تصمیم‌ها این است که صورتحسابها را چطور به سامانه بفرستد. سه راه اصلی وجود دارد: ثبت دستی در کارپوشه، ارسال از طریق شرکت معتمد (ارائه‌دهندهٔ خدمات مالیاتی)، یا ارسال مستقیم از نرمافزار حسابداری خود مودی. هر کدام برای نوعی کسب‌وکار مناسب‌تر است.
فهرست مطالب
۱. ثبت دستی در کارپوشه
صورتحسابها را یکی‌یکی در محیط وب سامانه وارد می‌کنید.
- مناسب برای: کسب‌وکاری با چند صورتحساب در ماه.
- مزیت: هزینهٔ اضافه ندارد و به نرمافزار خاصی وابسته نیست.
- ایراد: وقت‌گیر و خطاساز است، اطلاعات دو بار وارد میشود (یک بار در حسابداری، یک بار در سامانه) و هماهنگ نگه داشتن این دو سخت است.
۲. ارسال از طریق شرکت معتمد
نرمافزار شما صورتحساب را به سامانهٔ یک شرکت معتمد می‌فرستد و آن شرکت، با امضای خودش یا امضای شما، به سامانهٔ مودیان ارسال می‌کند.
- مناسب برای: کسب‌وکارهایی که نمی‌خواهند درگیر کلید و گواهی شوند یا نرم‌افزارشان اتصال مستقیم ندارد.
- مزیت: راهاندازی فنی کمتر؛ شرکت معتمد پشتیبانی ارسال را بر عهده دارد.
- ایراد: معمولاً هزینهٔ اشتراک یا کارمزد به ازای هر صورتحساب دارد و اطلاعات فروش شما از یک واسطهٔ دیگر هم عبور می‌کند.
۳. ارسال مستقیم توسط مودی
نرمافزار حسابداری شما با کلید خصوصی و گواهی امضای خودتان، مستقیم به سامانهٔ مودیان وصل میشود.
- مناسب برای: کسب‌وکارهایی با حجم صورتحساب متوسط یا زیاد که نرم‌افزارشان این قابلیت را دارد.
- مزیت: واسطه و کارمزد ارسال ندارد، صورتحساب از همان فاکتور حسابداری ساخته میشود و اطلاعات شما مستقیم به سازمان می‌رود.
- ایراد: نیاز به ساختن کلید و گرفتن گواهی، و مسئولیت نگهداری امن کلید با خود شماست.
مقایسه
| معیار | ثبت دستی | شرکت معتمد | ارسال مستقیم |
|---|---|---|---|
| هزینهٔ ارسال | ندارد | اشتراک یا کارمزد | ندارد |
| ورود دوبارهٔ اطلاعات | دارد | ندارد | ندارد |
| راهاندازی فنی | کم | متوسط | بیشتر |
| واسطه در مسیر اطلاعات | ندارد | دارد | ندارد |
| مناسب حجم زیاد | خیر | بله | بله |
چه چیزی را بیش از روش ارسال باید در نظر گرفت؟
هماهنگی با حسابداری
مهم‌ترین مسئله این است که صورتحساب سامانه با فاکتور حسابداری یکی باشد. اگر فاکتوری در حسابداری اصلاح شود ولی صورتحساب اصلاحی فرستاده نشود، یا فاکتوری حذف شود ولی ابطال نشود، اطلاعات سامانه و دفاتر از هم جدا میشوند. روشی را انتخاب کنید که این هماهنگی را خودکار نگه دارد.
پیگیری نتیجه
ارسال، پایان کار نیست. سامانه ممکن است صورتحساب را رد کند. باید بدانید کدام صورتحساب پذیرفته شده، کدام رد شده و چرا.
محیط آزمایشی
پیش از ارسال واقعی، امکان آزمایش بدون اثر قانونی ارزشمند است؛ به‌خصوص در هفته‌های اول.
یک قاعدهٔ ساده برای تصمیم
- کمتر از چند صورتحساب در ماه: ثبت دستی.
- نرم‌افزارتان اتصال مستقیم ندارد یا نمی‌خواهید کلید نگه دارید: شرکت معتمد.
- حجم متوسط و بالا، نرم‌افزاری با اتصال مستقیم: ارسال مستقیم.
این مقاله آموزشی است؛ روش‌های مجاز ارسال و شرایط هر کدام را از آخرین اطلاعیه‌های سازمان امور مالیاتی بررسی کنید.
پرسش‌های رایج
روش ارسال را بعداً میشود عوض کرد؟
معمولاً بله؛ با تغییر تنظیمات حافظهٔ مالیاتی در کارپوشه. پیش از تغییر، صورتحساب‌های در جریان را تعیین تکلیف کنید.
ارسال مستقیم هزینهٔ جدا دارد؟
در ارسال مستقیم واسطهای نیست که بابت هر صورتحساب کارمزد بگیرد؛ هزینهٔ شما نرمافزار ارسال و وقت راهاندازی است.
اگر اینترنت قطع باشد چه میشود؟
صورتحسابها در نرمافزار در صف میمانند و پس از وصل شدن ارسال میشوند. فقط مهلت ارسال را در نظر داشته باشید.
جمع‌بندی
ثبت دستی برای حجم بسیار کم، شرکت معتمد برای کسانی که درگیری فنی نمی‌خواهند و ارسال مستقیم برای کسانی که حجم بیشتری دارند و می‌خواهند بدون واسطه و کارمزد ارسال کنند. فارغ از روش، هماهنگی صورتحسابها با فاکتورهای حسابداری مهم‌ترین معیار است.
پلاس حسابداری ارسال مستقیم توسط مودی را پشتیبانی می‌کند: صورتحساب از خود فاکتور ساخته میشود، اصلاحی و ابطالی از روی ویرایش و حذف فاکتور تشخیص داده میشود و وضعیت پذیرش هر صورتحساب کنار فاکتورش دیده میشود. جزئیات در اتصال به سامانهٔ مودیان.
مطالب مرتبط
- صورتحساب اصلاحی، ابطالی و برگشت از فروش در سامانهٔ مودیان
- شناسهٔ ۱۳ رقمی کالا و خدمت چیست و چطور پیدا میشود
- خطاهای رایج در ارسال صورتحساب به سامانهٔ مودیان