در سامانهٔ مودیان، صورتحسابی که ارسال و پذیرفته شده دیگر قابل ویرایش یا حذف نیست. اگر بعد از ارسال، فاکتور تغییر کند، حذف شود یا مشتری کالا را برگرداند، باید صورتحساب جدیدی با «موضوع» مناسب فرستاده شود. سه موضوع رایج غیر از صورتحساب اصلی، اصلاحی، ابطالی و برگشت از فروش است.
فهرست مطالب
موضوع‌های صورتحساب
| موضوع | کی استفاده می‌شود |
|---|---|
| اصلی | اولین صورتحساب یک فروش |
| اصلاحی | مبلغ، مقدار یا مشخصات صورتحساب پذیرفته‌شده باید عوض شود |
| ابطالی | کل صورتحساب پذیرفته‌شده باید باطل شود |
| برگشت از فروش | بخشی از کالا برگشته است |
صورتحساب اصلاحی، ابطالی و برگشت از فروش همگی به شمارهٔ مالیاتی صورتحساب مرجع اشاره می‌کنند؛ یعنی سامانه می‌داند کدام صورتحساب در حال اصلاح یا ابطال است.
صورتحساب اصلاحی
وقتی فاکتوری که صورتحسابش پذیرفته شده، تغییر میکند: قیمت اشتباه بوده، مقدار عوض شده، تخفیف اضافه شده یا اطلاعات خریدار کامل شده. صورتحساب اصلاحی تصویر کامل و درست فروش را با شمارهٔ مالیاتی تازه می‌فرستد و به صورتحساب قبلی ارجاع می‌دهد.
مثال: فاکتور ۱۰ عدد کالا به قیمت ۵۰۰ هزار تومان ارسال و پذیرفته شده. بعد معلوم می‌شود قیمت توافقی ۴۸۰ هزار تومان بوده. فاکتور در حسابداری اصلاح و صورتحساب اصلاحی با قیمت جدید فرستاده می‌شود.
نکته: اگر بعد از اصلاحیه دوباره تغییری لازم شد، اصلاحیهٔ بعدی به آخرین صورتحساب معتبر اشاره میکند، نه به صورتحساب اول.
صورتحساب ابطالی
وقتی کل فروش منتفی شده یا فاکتور به‌اشتباه صادر شده است. ابطالی همان محتوای صورتحساب پذیرفته‌شده را با موضوع ابطال و ارجاع به خودش می‌فرستد.
نکته: ابطال برای اشتباه یا معاملهٔ منتفی است. اگر فروش واقعاً انجام شده و کالا برگشته، موضوع درست «برگشت از فروش» است.
برگشت از فروش
وقتی مشتری بخشی از کالا را برمی‌گرداند، صورتحساب برگشت از فروش با ارجاع به صورتحساب فروش اصلی فرستاده می‌شود و فقط اقلام برگشتی را دارد.
مثال: از ۱۰ عدد کالای فروخته‌شده، ۳ عدد برگشته است. صورتحساب برگشت از فروش برای ۳ عدد با ارجاع به شمارهٔ مالیاتی فروش فرستاده می‌شود.
اگر همهٔ اقلام یک فاکتور برگشته باشد، در عمل نتیجه همان ابطال صورتحساب فروش است و بعضی نرم‌افزارها آن را به همین شکل می‌فرستند.
مهم‌ترین نکته: صورتحساب مرجع باید پذیرفته شده باشد
صورتحساب اصلاحی، ابطالی یا برگشتی فقط وقتی معنا دارد که صورتحساب مرجع در سامانه پذیرفته شده باشد. اگر صورتحساب اصلی رد شده، باید همان را درست کنید و دوباره به‌عنوان صورتحساب اصلی بفرستید.
مهلت‌ها
برای ارسال صورتحساب اصلاحی، ابطالی و برگشتی، و برای پاسخ خریدار به آن‌ها، مهلت‌هایی در مقررات سامانه تعیین شده است. این مهلت‌ها ممکن است با بخشنامه‌ها تغییر کنند؛ آن‌ها را از راهنمای رسمی سامانه بررسی کنید و اصلاحات را تا جای ممکن زود بفرستید.
اشتباه‌هایی که دردسر می‌سازند
- حذف فاکتور در حسابداری بدون ابطال در سامانه: فروش در سامانه می‌ماند و مالیاتش از شما مطالبه می‌شود.
- اصلاح فاکتور بدون اصلاحیه: مبلغ سامانه با دفاتر نمی‌خواند.
- ابطال به‌جای برگشت از فروش: سابقهٔ فروش واقعی از بین می‌رود.
- ارجاع به صورتحساب اشتباه: اصلاحیه باید به آخرین صورتحساب معتبر اشاره کند.
این مقاله آموزشی است و جای مشاورهٔ مالیاتی را نمی‌گیرد؛ قواعد دقیق هر موضوع را از دستورالعمل‌های رسمی بررسی کنید.
پرسش‌های رایج
صورتحساب ردشده را اصلاح کنیم یا دوباره بفرستیم؟
صورتحساب ردشده در سامانه ثبت نشده است، پس اصلاحی یا ابطالی برایش معنا ندارد. خطا را رفع کنید و دوباره به‌عنوان صورتحساب اصلی بفرستید.
برگشت بخشی از کالا هم ممکن است؟
بله. صورتحساب برگشت از فروش فقط برای اقلام و مقدار برگشتی صادر می‌شود و به صورتحساب اصلی ارجاع می‌دهد.
تخفیفی که بعد از فروش داده شده چطور ثبت شود؟
معمولاً با صورتحساب اصلاحی که مبلغ را کم میکند. اگر کالا برگشته، صورتحساب برگشت از فروش درستتر است.
جمع‌بندی
صورتحساب پذیرفته‌شده عوض نمی‌شود؛ برای تغییر، اصلاحی، برای لغو، ابطالی و برای کالای برگشتی، برگشت از فروش می‌فرستید و همه به صورتحساب مرجع اشاره می‌کنند. کلید کار، هماهنگ نگه داشتن سامانه با فاکتورهای حسابداری است.
پلاس حسابداری این هماهنگی را خودکار نگه می‌دارد: فاکتوری که پس از پذیرش ویرایش شود «اصلاحی لازم» و فاکتوری که حذف شود «ابطالی لازم» نشان داده می‌شود و دکمهٔ ارسال، موضوع درست را با ارجاع به آخرین صورتحساب معتبر می‌سازد. برای برگشتی هم فاکتور فروش مرجع انتخاب می‌شود. بیشتر در اتصال به سامانهٔ مودیان.
مطالب مرتبط
- شناسهٔ ۱۳ رقمی کالا و خدمت چیست و چطور پیدا می‌شود
- خطاهای رایج در ارسال صورتحساب به سامانهٔ مودیان
- کارپوشهٔ سامانهٔ مودیان: تأیید یا رد صورتحساب‌های خرید