در سامانهٔ مودیان، صورتحساب الکترونیکی بر اساس اینکه مشخصات خریدار در آن ثبت شده باشد یا نه، به انواع مختلفی تقسیم می‌شود. رایج‌ترین آن‌ها صورتحساب نوع اول و نوع دوم است. انتخاب درست بین این دو، هم برای فروشنده مهم است و هم برای خریداری که می‌خواهد از اعتبار مالیاتی خرید استفاده کند.
فهرست مطالب
صورتحساب نوع اول
صورتحساب نوع اول با مشخصات کامل خریدار صادر می‌شود. این صورتحساب در کارپوشهٔ خریدار هم دیده می‌شود و خریدار می‌تواند آن را تأیید یا رد کند.
اطلاعاتی که برای خریدار لازم است:
| خریدار | اطلاعات |
|---|---|
| شخص حقیقی | کد ملی؛ در صورت داشتن، شمارهٔ اقتصادی و کد پستی |
| شخص حقوقی | شناسهٔ ملی ۱۱ رقمی، شمارهٔ اقتصادی و کد پستی |
کاربرد: فروش به کسب‌وکارها، شرکت‌ها، فروشگاه‌ها و هر خریداری که می‌خواهد خرید را در حساب‌های خودش هزینه یا اعتبار مالیاتی کند.
صورتحساب نوع دوم
صورتحساب نوع دوم بدون مشخصات کامل خریدار صادر می‌شود. این نوع معمولاً برای فروش به مصرف‌کنندهٔ نهایی است که شناسه‌اش را نمی‌دهد یا نیازی به ثبت خرید در حساب‌هایش ندارد.
کاربرد: فروش خرده به مشتری عادی، فروشگاهی که با مشتری گذری سروکار دارد.
نکتهٔ مهم: خریداری که صورتحساب نوع دوم دریافت کرده، معمولاً نمی‌تواند از آن برای اعتبار مالیاتی خرید استفاده کند؛ چون صورتحساب به نام او ثبت نشده است.
مقایسهٔ سریع
| ویژگی | نوع اول | نوع دوم |
|---|---|---|
| مشخصات خریدار | کامل | ندارد یا ناقص |
| نمایش در کارپوشهٔ خریدار | بله | خیر |
| تأیید یا رد خریدار | دارد | ندارد |
| استفادهٔ خریدار برای اعتبار مالیاتی | ممکن | معمولاً ممکن نیست |
| کاربرد رایج | فروش بین کسب‌وکارها | فروش به مصرف‌کنندهٔ نهایی |
محدودیت‌ها و قواعد
سازمان امور مالیاتی ممکن است برای صدور صورتحساب نوع دوم محدودیت‌هایی تعیین کند، مثلاً برای برخی گروه‌های کالا، برخی فعالیت‌ها یا سقف مبلغ، یا انواع دیگری از صورتحساب برای شرایط خاص تعریف کند. این قواعد با بخشنامه‌ها به‌روز می‌شوند؛ پیش از تصمیم‌گیری، آخرین دستورالعمل‌ها را بررسی کنید.
چطور در عمل نوع صورتحساب را انتخاب کنیم
یک قاعدهٔ ساده و امن:
- اگر خریدار شخص حقوقی است، همیشه نوع اول با شناسهٔ ملی صادر کنید.
- اگر خریدار حقیقی است و کد ملی‌اش را دارید، نوع اول صادر کنید.
- اگر خریدار مصرف‌کنندهٔ نهایی است و شناسه‌ای نمی‌دهد، نوع دوم.
اشتباه‌های رایج
- شناسهٔ ملی شرکت به‌جای کد ملی مدیرعامل یا برعکس: برای شخص حقوقی، شناسهٔ ملی خود شرکت لازم است.
- کد ملی ناقص یا با ارقام فارسی و فاصله: سامانه شناسه را رد می‌کند.
- صدور نوع دوم برای مشتری عمده: مشتری بعداً اعتراض می‌کند که نمی‌تواند خریدش را ثبت کند.
- کد پستی اشتباه: کد پستی باید ۱۰ رقم باشد.
پروندهٔ مشتری را یک بار کامل کنید
مؤثرترین کار این است که اطلاعات هویتی مشتریان ثابت، یک بار و درست، در پروندهٔ آن‌ها ثبت شود. آن‌وقت نوع صورتحساب و مشخصات خریدار هر بار خودکار پر می‌شود.
این مقاله آموزشی است و جای مشاورهٔ مالیاتی را نمی‌گیرد؛ قواعد انواع صورتحساب را از آخرین دستورالعمل‌های سازمان امور مالیاتی بررسی کنید.
پرسش‌های رایج
برای مشتری‌ای که کد ملی نمی‌دهد چه صورتحسابی صادر کنیم؟
نوع دوم؛ در این نوع، مشخصات خریدار الزامی نیست. برای فروش به مصرف‌کنندهٔ نهایی رایج است.
خریدار با صورتحساب نوع دوم اعتبار مالیاتی می‌گیرد؟
معمولاً نه؛ چون مشخصات خریدار در آن نیست. اگر خریدار مودی است و اعتبار مالیاتی می‌خواهد، نوع اول صادر کنید.
نوع صورتحساب را پس از ارسال می‌شود عوض کرد؟
مستقیم نه. صورتحساب باید ابطال و دوباره با نوع درست صادر شود؛ پس پروندهٔ مشتری را پیش از اولین فروش کامل کنید.
جمع‌بندی
صورتحساب نوع اول با مشخصات کامل خریدار صادر می‌شود و برای فروش بین کسب‌وکارها لازم است. نوع دوم بدون مشخصات خریدار و برای مصرف‌کنندهٔ نهایی است. اطلاعات هویتی مشتریان را دقیق و کامل در پرونده‌شان نگه دارید.
در پلاس حسابداری، اگر پروندهٔ مشتری کد ملی یا شناسهٔ ملی داشته باشد، صورتحساب نوع اول ساخته می‌شود و در غیر این صورت نوع دوم؛ و پیش‌نمایش پیش از ارسال، کد ملی، شناسهٔ ملی یا کد پستی نادرست را با پیام فارسی نشان می‌دهد. بیشتر در اتصال به سامانهٔ مودیان.