بعد از انبارگردانی، تقریباً همیشه بین شمارش واقعی و موجودی سیستم اختلاف هست. کسری انبار یعنی کالای کمتری از سیستم در انبار است و اضافی انبار یعنی بیشتر. هر دو باید با یک سند تعدیل در حساب‌ها ثبت شوند تا موجودی دفاتر با واقعیت یکی شود و اثرشان در سود دیده شود.
فهرست مطالب
چرا ثبت جداگانه مهم است؟
اگر کسری انبار جدا ثبت نشود، معمولاً درون بهای تمام‌شدهٔ کالای فروش‌رفته پنهان میشود. نتیجه:
- حاشیهٔ سود ناخالص کمتر از واقع به نظر می‌رسد و ممکن است تصمیم اشتباهی دربارهٔ قیمت‌گذاری بگیرید.
- مشکل واقعی، یعنی سرقت، ضایعات یا ضعف در ثبت، هرگز دیده نمی‌شود.
ثبت کسری
کسری ۸ عدد کالا با بهای میانگین ۱۵۰ هزار تومان:
| حساب | بدهکار | بستانکار |
|---|---|---|
| کسری و ضایعات انبار (هزینه) | ۱٫۲ میلیون | |
| موجودی کالا | ۱٫۲ میلیون |
ثبت اضافی
اضافی ۳ عدد کالا با بهای میانگین ۴۰۰ هزار تومان:
| حساب | بدهکار | بستانکار |
|---|---|---|
| موجودی کالا | ۱٫۲ میلیون | |
| اضافی انبار (درآمد) | ۱٫۲ میلیون |
چرا کسری و اضافی را تهاتر نکنیم؟
ممکن است وسوسه شوید کسری یک کالا را با اضافی کالای دیگر جبران کنید و فقط خالص را ثبت کنید. این کار دو مشکل را پنهان می‌کند. اضافی یک کالا معمولاً یعنی اشتباه در ثبت (مثلاً فروش با کد اشتباه)، و آن اشتباه حتماً یک کسری متناظر در کالای دیگری ساخته است. ثبت جداگانه کمک می‌کند این زوج‌ها را پیدا کنید.
بها را از کجا بیاوریم؟
با روش ارزیابی موجودی که استفاده می‌کنید، معمولاً بهای میانگین موزون همان کالا در تاریخ شمارش. استفاده از قیمت فروش یا آخرین قیمت خرید، ارزش موجودی را غلط می‌کند.
علت‌های رایج اختلاف
| علت | نوع اختلاف | راه پیشگیری |
|---|---|---|
| فروش ثبت‌نشده | کسری | ثبت هر فروش، حتی کوچک |
| ثبت فروش با کد اشتباه | کسری یک کالا، اضافی دیگری | بارکد و جست‌وجوی دقیق |
| خرید بدون فاکتور ثبت‌شده | اضافی | ثبت خرید هنگام ورود کالا |
| شکستگی و فساد | کسری | ثبت ضایعات به‌موقع |
| اشتباه در واحد | هر دو | واحد دوم با ضریب درست |
| سرقت | کسری | کنترل دسترسی و انبارگردانی دوره‌ای |
| کالای امانی جدانشده | هر دو | پیگیری جداگانهٔ امانی |
ضایعات را جدا ببینید
اگر کالای معیوب یا تاریخ‌گذشته را دور می‌ریزید، بهتر است همان موقع با سند جدا ثبت کنید، نه اینکه منتظر انبارگردانی بمانید. این‌طوری کسری انبارگردانی فقط اختلاف‌های توضیح‌داده‌نشده را نشان می‌دهد.
پرسش‌های رایج
کسری انبار در صورت سود و زیان کجا میآید؟
معمولاً کنار بهای تمامشده یا در هزینههای عملیاتی، ولی در سطر جداگانه تا دیده شود.
کسری مالیات بر ارزش افزوده دارد؟
بسته به علت کسری و مقررات، ممکن است موضوع مالیاتی داشته باشد. برای کسری‌های قابل توجه با مشاور مالیاتی مشورت کنید.
چه درصدی کسری عادی است؟
به نوع کسبوکار بستگی دارد. مهمتر از عدد مطلق، روند آن است؛ کسریای که هر دوره بیشتر میشود، زنگ خطر است.
جمع‌بندی
کسری و اضافی انبار را با سند تعدیل جداگانه، با بهای میانگین همان کالا و تاریخ روز شمارش ثبت کنید و هرگز آن‌ها را با هم یا با بهای تمامشده قاطی نکنید. هدف فقط درست کردن عدد نیست؛ پیدا کردن علت است.
در پلاس حسابداری اعمال انبارگردانی، کسری را به حساب کسری انبار و اضافی را به حساب اضافی انبار، هر کدام با بهای میانگین همان کالا، در یک سند تعدیل خودکار ثبت می‌کند. بیشتر در انبار و انبارگردانی.
مطالب مرتبط
- کالاهای راکد: شناسایی و تصمیم‌گیری درست
- نقطهٔ سفارش و حداقل موجودی را چطور تعیین کنیم
- کدینگ کالا: اصولی که بعداً پشیمانتان نکند