وقتی سود کم می‌شود، اولین واکنش معمولاً «باید صرفه‌جویی کنیم» است. ولی صرفه‌جویی کلی، بدون دانستن اینکه پول دقیقاً کجا می‌رود، به خاموش کردن چند لامپ و حذف چای کارکنان ختم می‌شود؛ در حالی که شاید یک قرارداد اجاره یا یک هزینهٔ حمل بی‌حساب، ده برابر آن را می‌بلعد. تحلیل هزینه یعنی هزینه‌ها را گروه‌بندی کنیم، بزرگ‌ترین‌ها را ببینیم و روندشان را دنبال کنیم.
فهرست مطالب
قدم اول: گروه‌بندی درست
هزینه‌ها باید در سرفصل‌هایی ثبت شوند که بعداً قابل تحلیل باشند. یک سرفصل «هزینه‌های متفرقه» که نیمی از هزینه‌ها در آن جمع شده، هیچ چیزی نمی‌گوید. گروه‌بندی پیشنهادی برای یک کسبوکار بازرگانی:
| گروه | نمونه‌ها |
|---|---|
| حقوق و دستمزد | حقوق، اضافه‌کار، سهم بیمهٔ کارفرما، عیدی و سنوات |
| اجاره و محل | اجاره، شارژ، تعمیرات ساختمان |
| انرژی و ارتباطات | آب، برق، گاز، تلفن، اینترنت |
| حمل و توزیع | کرایهٔ ارسال، سوخت، نگهداری خودرو |
| فروش و بازاریابی | تبلیغات، پورسانت، هدایا |
| مالی و بانکی | کارمزد بانک و کارتخوان، بهرهٔ وام |
| اداری | لوازم‌التحریر، پذیرایی، نرم‌افزار |
| استهلاک | استهلاک تجهیزات و خودرو |
قدم دوم: پیدا کردن بزرگ‌ترین‌ها
هزینه‌های دوره را به تفکیک گروه جمع بزنید و از بزرگ به کوچک مرتب کنید. معمولاً دو یا سه گروه بیشتر از نیمی از کل هزینه‌ها را می‌سازند. تلاش برای کاهش هزینه باید از همین‌ها شروع شود.
قدم سوم: نسبت به فروش
عدد مطلق هزینه کافی نیست؛ وقتی فروش بالا می‌رود، بعضی هزینه‌ها هم طبیعتاً بالا می‌روند. هر گروه را به‌صورت درصدی از فروش ببینید:
| گروه | ماه قبل | این ماه | درصد از فروش ماه قبل | درصد از فروش این ماه |
|---|---|---|---|---|
| حقوق | ۱۵۰ | ۱۵۵ | ۱۵٪ | ۱۴٪ |
| حمل | ۳۰ | ۵۵ | ۳٪ | ۵٪ |
| اجاره | ۸۰ | ۸۰ | ۸٪ | ۷٪ |
(ارقام به میلیون تومان؛ فروش ماه قبل ۱٬۰۰۰ و این ماه ۱٬۱۰۰)
حقوق و اجاره به نسبت فروش کم شده‌اند؛ ولی حمل از ۳ به ۵ درصد رسیده. سؤال درست این است: چرا هزینهٔ حمل این ماه تقریباً دو برابر شده؟
قدم چهارم: روند
یک ماه ممکن است استثنا باشد. هزینه‌ها را دست‌کم شش ماه کنار هم ببینید. هزینه‌ای که آرام و مداوم بالا می‌رود، از هزینه‌ای که یک بار جهش کرده، خطرناک‌تر است؛ چون دیده نمی‌شود.
هزینه‌های ثابت و متغیر
برای تصمیم‌گیری، هزینه‌ها را از نظر رفتار هم جدا کنید:
- ثابت: اجاره، حقوق ثابت، استهلاک. با فروش تغییر نمی‌کنند.
- متغیر: حمل، پورسانت، کارمزد کارتخوان. با فروش بالا و پایین می‌روند.
اگر بیشتر هزینه‌هایتان ثابت است، هر فروش اضافه سود زیادی می‌سازد، ولی ماه‌های کم‌فروش هم خطرناک‌ترند.
هزینه‌هایی که دیده نمی‌شوند
بعضی هزینه‌ها در هیچ سرفصلی نیستند، چون ثبت نشده‌اند:
- پرداخت‌های جزئی از جیب: خرج‌هایی که از جیب صاحب کار پرداخت شده و هیچ‌جا ثبت نشده.
- کسری انبار: کالای گم‌شده یا خراب‌شده که فقط در شمارش انبار معلوم می‌شود.
- تخفیف‌های بی‌حساب: که مستقیم از سود ناخالص کم می‌شوند و در هزینه‌ها دیده نمی‌شوند.
پرسش‌های رایج
چند گروه هزینه کافی است؟
هشت تا پانزده گروه برای یک کسبوکار کوچک کافی است. اگر سرفصلی بیش از ده درصد کل هزینههاست و چیزهای ناهمگون دارد، تقسیمش کنید.
هزینه‌های تنخواه در تحلیل دیده می‌شوند؟
اگر هر خرج تنخواه با سرفصل هزینهٔ درستش ثبت شود، بله. اگر همه به یک سرفصل «تنخواه» بروند، نه.
سهم بیمهٔ کارفرما جزو حقوق است؟
بله؛ برای دیدن هزینهٔ واقعی نیروی انسانی، سهم کارفرما، عیدی و سنوات را کنار حقوق ببینید.
جمع‌بندی
تحلیل هزینه با گروه‌بندی درست شروع می‌شود، با پیدا کردن بزرگ‌ترین گروه‌ها ادامه پیدا می‌کند و با مقایسه به نسبت فروش و دنبال کردن روند کامل می‌شود. کاهش هزینه را از بزرگ‌ترین‌ها شروع کنید و حواستان به هزینه‌های ثبت‌نشده باشد.
در پلاس حسابداری گزارش «هزینه به تفکیک گروه» مستقیم از اسناد حسابداری خوانده می‌شود؛ پس هزینه‌های تنخواه، سند حقوق با سهم بیمهٔ کارفرما و سندهای دستی حسابدار هم در آن دیده می‌شوند. بیشتر در گزارش‌های مالی و مدیریتی.
مطالب مرتبط
- سرمایه در گردش و مدیریت نقدینگی در کسبوکار کوچک
- تحلیل فروش به تفکیک کالا و مشتری
- هزینهٔ حمل: کی هزینهٔ شماست و کی به مشتری فروخته می‌شود