کسب‌وکاری که از یک کامپیوتر فراتر می‌رود، دیر یا زود به نرمافزار حسابداری شبکه‌ای نیاز پیدا می‌کند: صندوق فروشگاه فاکتور می‌زند، انباردار رسید ثبت می‌کند و حسابدار در اتاق دیگر سندها را بازبینی می‌کند. همهٔ این‌ها باید روی یک دادهٔ مشترک و همزمان کار کنند. ولی «چندکاربره» در عمل یعنی چه و چه چیزهایی باید پیش از راه‌اندازی بدانید؟
فهرست مطالب
معماری کلاینت و سرور
در مدل رایج نرم‌افزارهای حسابداری نصبی:
- سرور دیتابیس: یک کامپیوتر که دیتابیس روی آن است. می‌تواند یک سرور اختصاصی باشد یا، در کسب‌وکارهای کوچک، یکی از همان کامپیوترهای اداری.
- کلاینتها: نرمافزار روی هر کامپیوتر کاربر نصب میشود و از طریق شبکهٔ داخلی به سرور وصل میشود.
همهٔ کاربران یک داده را می‌بینند: فاکتوری که صندوق‌دار می‌زند، همان لحظه در موجودی انبار و ماندهٔ مشتری روی کامپیوتر حسابدار دیده میشود.
سرور: کجا و با چه مشخصاتی؟
| نکته | توصیه |
|---|---|
| روشن بودن | کامپیوتری که در ساعات کاری همیشه روشن است و کسی آن را خاموش نمی‌کند |
| دیسک | دیسک سالم، ترجیحاً SSD، و جدا از دیسک پشتیبان |
| برق | برق اضطراری (UPS) تا قطع ناگهانی برق دیتابیس را آسیب نزند |
| دسترسی فیزیکی | جایی که هر کسی به آن دسترسی ندارد |
برای کسبوکار کوچک با چند کاربر، سرور گران لازم نیست؛ یک کامپیوتر رومیزی معمولی که همیشه روشن است کافی است.
شبکهٔ داخلی
- کابل بهتر از وای‌فای: برای کامپیوتر سرور و صندوق‌ها، اتصال کابلی پایدارتر است.
- آی‌پی ثابت برای سرور: تا کلاینتها همیشه آن را پیدا کنند.
- اینترنت لازم نیست: کار روزمره روی شبکهٔ داخلی انجام میشود؛ اینترنت فقط برای کارهایی مثل به‌روزرسانی یا ارسال به سامانه‌های بیرونی لازم است.
هم‌زمانی: وقتی دو نفر یک کار را می‌کنند
نرمافزار چندکاربرهٔ درست باید هم‌زمانی را مدیریت کند:
- دو صندوق که همزمان آخرین عدد یک کالا را می‌فروشند.
- دو کاربر که همزمان یک فاکتور را ویرایش می‌کنند.
- شماره‌گذاری فاکتورها که نباید تکراری یا جاافتاده شود.
این مسائل باید در خود نرمافزار و دیتابیس با تراکنش و قفل‌گذاری درست حل شوند، نه با این توصیه که «همزمان کار نکنید».
دسترسی هر کاربر
در محیط چندکاربره، هر کاربر باید:
- نام کاربری جدا داشته باشد تا معلوم باشد چه کسی چه کاری کرده.
- فقط منوهای لازم را ببیند: صندوق‌دار نیازی به گزارش سود ندارد و انباردار نیازی به تنظیمات.
- محدودیت‌های عملیاتی داشته باشد: قفل قیمت، تخفیف با مجوز، ثبت فقط با تاریخ امروز.
پشتیبان‌گیری در شبکه
در محیط شبکه، پشتیبان‌گیری نباید کار کاربران را متوقف کند. پشتیبان خودکار روزانه را روی دیسکی غیر از دیسک دیتابیس بگیرید و یک نسخه را بیرون از شبکه نگه دارید؛ باج‌افزار معمولاً همهٔ کامپیوترهای شبکه را با هم آلوده می‌کند.
به‌روزرسانی چند کامپیوتر
وقتی نسخهٔ تازهٔ نرمافزار منتشر میشود، همهٔ کلاینتها باید به‌روز شوند. به‌روزرسانی خودکار روی هر کامپیوتر، از اینکه یک نفر به همهٔ میزها سر بزند خیلی ساده‌تر است.
پرسش‌های رایج
چند کاربر میتوانند همزمان کار کنند؟
به نرمافزار، سرور و شبکه بستگی دارد. برای کسبوکار کوچک و متوسط با چند تا چند ده کاربر، یک سرور معمولی کافی است.
از شعبهٔ دیگر هم میشود وصل شد؟
با شبکهٔ خصوصی مجازی (VPN) بین دو شعبه، بله؛ ولی سرعت به کیفیت اینترنت دو طرف بستگی دارد.
اگر سرور خاموش شود چه میشود؟
کلاینتها تا روشن شدن دوباره به داده دسترسی ندارند. به همین دلیل UPS و پشتیبان روزانه مهماند.
جمع‌بندی
نرمافزار حسابداری شبکه‌ای یعنی یک سرور دیتابیس و چند کلاینت که همزمان روی یک داده کار می‌کنند. سروری همیشه روشن با برق اضطراری، شبکهٔ کابلی پایدار، کاربران جدا با دسترسی محدود و پشتیبان خودکار خارج از سرور، پایه‌های یک راه‌اندازی مطمئن‌اند.
پلاس حسابداری روی هر کامپیوتر نصب میشود و همه به یک سرور MySQL، روی همان کامپیوتر یا سرور شبکه، وصل می‌شوند؛ هر کاربر نام کاربری و دسترسی‌های جزئی خودش را دارد، پشتیبان خودکار بدون قفل کردن کاربران گرفته میشود و به‌روزرسانی خودکار فقط فایل‌های تغییرکرده را دانلود می‌کند. بیشتر در کاربران، دسترسی‌ها و کار چندکاربره.