اطلاعات حسابداری یک کسب‌وکار، از فاکتورها و چک‌ها تا ماندهٔ مشتری‌ها و موجودی انبار، حاصل سال‌ها کار است و دوباره ساختنش، اگر اصلاً ممکن باشد، ماه‌ها طول می‌کشد. با این حال پشتیبان‌گیری معمولاً تا روز حادثه جدی گرفته نمی‌شود: هارد خراب میشود، باجافزار فایل‌ها را رمز می‌کند، یا کسی اشتباهی چیزی را پاک می‌کند. این قاعده‌ها کمک می‌کنند آن روز فقط یک روز بد باشد، نه پایان کار.
فهرست مطالب
خطرهای واقعی
| خطر | نمونه |
|---|---|
| خرابی سخت‌افزار | خرابی هارد یا SSD سرور |
| باجافزار | رمز شدن همهٔ فایلهای شبکه، از جمله پشتیبان‌هایی که روی همان شبکه‌اند |
| خطای انسانی | حذف اشتباه، بازگرداندن فایل اشتباه |
| سرقت یا حادثه | دزدی کامپیوتر، آتش‌سوزی، آب‌گرفتگی |
نکتهٔ مهم جدول: پشتیبانی که کنار اصل نگه داشته میشود، در برابر بیشتر این خطرها با اصل از بین می‌رود.
قاعدهٔ ۳-۲-۱
قاعدهٔ شناخته‌شدهٔ پشتیبان‌گیری:
- ۳ نسخه از اطلاعات: اصل و دو پشتیبان.
- ۲ رسانهٔ متفاوت: مثلاً دیسک سرور و یک هارد اکسترنال یا فضای ابری.
- ۱ نسخه بیرون از محل کار: خانهٔ مدیر، شعبهٔ دیگر یا فضای ابری.
برای یک کسب‌وکار کوچک این یعنی: پشتیبان خودکار روزانه روی دیسکی غیر از دیسک دیتابیس، و هفته‌ای یک بار کپی آخرین پشتیبان روی فلش یا هارد اکسترنال که به خانه برده میشود.
چند وقت یک بار؟
پرسش اصلی این است: اگر امروز همه‌چیز از دست برود، از دست دادن کار چند روز را تحمل می‌کنید؟ برای بیشتر کسب‌وکارها جواب «حداکثر یک روز» است؛ پس پشتیبان روزانه لازم است. پیش از کارهای حساس هم یک پشتیبان دستی بگیرید:
- بستن سال مالی
- انبارگردانی و ثبت اختلاف‌ها
- به‌روزرسانی بزرگ نرمافزار
- حذف یا اصلاح گروهی اطلاعات
چند نسخه نگه داریم؟
فقط آخرین پشتیبان کافی نیست. اگر اشتباهی سه روز پیش رخ داده و امروز کشف شده، پشتیبان دیروز هم همان اشتباه را دارد. چند نسخهٔ روزانهٔ اخیر و یک نسخه از پایان هر ماه، توازن خوبی بین فضای دیسک و امنیت است.
پشتیبان خودکار، نه به یاد کسی
پشتیبانی که به حافظهٔ یک نفر بستگی دارد، دیر یا زود فراموش میشود؛ معمولاً در همان هفته‌ای که لازم میشود. پشتیبان‌گیری باید خودکار باشد، بدون اینکه کار کاربران را متوقف کند.
آزمون بازگردانی
پشتیبانی که بازگردانده نشود، پشتیبان نیست. هر چند ماه یک بار:
- آخرین پشتیبان را روی یک کامپیوتر آزمایشی بازگردانید.
- برنامه را روی آن باز کنید.
- چند فاکتور اخیر و ماندهٔ چند مشتری را با اصل مقایسه کنید.
این آزمون هم سالم بودن فایل‌ها را نشان می‌دهد و هم اینکه در روز حادثه، دقیقاً می‌دانید چه باید بکنید.
بازگرداندن با احتیاط
بازگرداندن پشتیبان همهٔ اطلاعات فعلی را جایگزین می‌کند. پیش از بازگرداندن:
- مطمئن شوید فایل درست را انتخاب کرده‌اید (تاریخ و ساعت).
- از وضعیت فعلی هم یک پشتیبان بگیرید؛ اگر فایل اشتباه بود، راه برگشت دارید.
- به کاربران بگویید کار را متوقف کنند.
فرمت استاندارد
اگر پشتیبان فقط با همان نرمافزار باز میشود، به آن نرمافزار گره خورده‌اید. پشتیبانی که در فرمت استاندارد دیتابیس است، با ابزارهای رایج هم قابل بازگرداندن است.
پرسش‌های رایج
پشتیبان را در فضای ابری نگه داریم؟
اگر فایل پشتیبان رمزگذاری شده یا فضای ابری قابل اعتماد است، بله؛ یکی از بهترین گزینه‌ها برای نسخهٔ «بیرون از محل» است.
کپی پوشهٔ دیتابیس کافی نیست؟
کپی فایلهای دیتابیس در حالی که سرور روشن است، ممکن است فایل ناسالم بدهد. پشتیبان را با ابزار خود دیتابیس یا نرمافزار بگیرید.
در برابر باجافزار چه کنیم؟
دستکم یک نسخه را جایی نگه دارید که به شبکه وصل نیست؛ فلش یا هارد اکسترنالی که پس از کپی جدا میشود.
جمع‌بندی
قاعدهٔ ۳-۲-۱ را رعایت کنید، پشتیبان‌گیری را خودکار و روزانه کنید، پیش از کارهای حساس پشتیبان دستی بگیرید، چند نسخه نگه دارید و هر چند ماه بازگردانی را آزمایش کنید.
در پلاس حسابداری هر روز با اولین اجرای برنامه، پشتیبان خودکار در پس‌زمینه گرفته میشود، بدون قفل کردن کاربران؛ تعداد نسخه‌های نگهداری‌شده قابل تنظیم است، پشتیبان‌های دستی هرگز خودکار پاک نمی‌شوند و پیش از هر بازگرداندن، خود برنامه از وضعیت فعلی پشتیبان می‌گیرد. خروجی هم فایل فشردهٔ استاندارد دیتابیس است. بیشتر در پشتیبان‌گیری و به‌روزرسانی خودکار.